Como fazer previsão de vendas (forecast) com HubSpot

A ferramenta de previsão de vendas (forecast) da HubSpot é uma das mais interessantes para gestores que querem ter um controle e poder analítico muito maior sobre sua operação de vendas.

O forecast da HubSpot possibilita uma visão em tempo real do desempenho de cada vendedor, seus resultados parciais em relação às metas estipuladas e, o mais importante: quantos negócios estão ativos no Pipeline (em negociação) e quão próximos estão de serem fechados.

Isso dá aos gestores insumos para poderem (1) analisar com profundidade cada vendedor, (2) prever desempenhos e (3) propor ações rápidas para atingir o resultado esperado antes do fechamento da semana, mês, trimestre, semestre ou ano.

Como funciona o modelo de previsão da HubSpot

A ferramenta de forecast da HubSpot oferece uma previsão sobre todos os negócios ativos registrados na plataforma e quais suas probabilidades de fechamento em cada mês do ano.

Por padrão, a HubSpot utiliza as propriedades:

• “Etapa do Pipeline” que está atrelada com a probabilidade de fechamento;
• “Valor do Negócio” para definir a receita;
• E a “Data de Fechamento do Negócio” para agrupar a previsão de fechamento por período.

Com isso, a HubSpot cria “Categorias Prevista”, que são:

• Não previsto (Negócios perdidos)
• Pipeline (Negócios com baixa probabilidade de serem fechados)
• Melhor Caso (Negócios com probabilidade moderada de serem fechados)
• Alocar (negócios com alta probabilidade de serem fechados)
• Negócio Fechado (Negócios que foram fechados no período previsto)

As categorias previstas são configuradas automaticamente pela plataforma, mas podem ser modificadas de duas maneiras:

1. Usuários com acesso à edição dos Negócios na HubSpot, podem alterar individualmente cada Negócio na propriedade “Categoria Prevista”.
   É importante ressaltar que este processo manual é pouco eficiente, além de poder ser overwritten (sobrescrito) por uma mudança na etapa do Negócio que aumentará ou reduzirá a probabilidade de fechamento e, consequentemente, alterará a categoria prevista.
2. Usuários com acesso à edição da ferramenta de Previsão podem configurar como as categorias previstas são organizadas. Para ver o passo a passo, veja o tópico abaixo “Personalize a previsão”.

A ferramenta de forecast é essencial para que os gestores possam conversar com cada membro da sua equipe de Vendas e identificar onde são necessários mais esforços para atender às suas metas.

O forecast da HubSpot, na prática

O recurso de previsão de vendas da HubSpot está disponível para usuários Sales Hub Professional ou Enterprise, e Service Hub Professional ou Enterprise. Ele pode ser acessado rapidamente, através do menu superior da plataforma, em Vendas>Previsão.

Ao selecionar a funcionalidade, uma janela se abrirá conforme a imagem abaixo. Após a imagem, sinalizamos o que cada uma das colunas representa.

1. NOME - Coluna que organiza os nomes e equipes selecionadas
2. CUMPRIMENTO DA META - Coluna que organiza o valor total dos pedidos de cada usuário e quão próximo estão da meta estipulada
3. TOTAL - Coluna que organiza o valor total dos pedidos de cada usuário
4. PIPELINE - Coluna que organiza o valor total dos pedidos com pouca possibilidade de fechamento
5. MELHOR CASO - Coluna que organiza o valor total dos pedidos com possibilidade média de fechamento
6. ALOCAR - Coluna que organiza o valor total dos pedidos com muita possibilidade de fechamento
7. ENVIO DE PREVISÃO - Previsão manual preenchida por gestores ou vendedores - a depender da permissão configurada
8. Nome da equipe selecionada
9. Nome de cada usuário e equipe pertencente
10. Meta definida para cada usuário, soma total de pedidos fechados e distância da meta estipulada (barra)
11. Soma total de pedidos previstos para fechamento de cada vendedor
12. Soma de todos os pedidos do vendedor que estão em etapas do pipeline considerados com pouca possibilidade de fechamento
13. Soma de todos os pedidos do vendedor que estão em etapas do pipeline considerados com possibilidade média de fechamento
14. Soma de todos os pedidos do vendedor que estão em etapas do pipeline considerados com muita possibilidade de fechamento
15. Previsão manual de cada vendedor sobre valores fechados na data estipulada.

Personalize a previsão

O cálculo de previsão de fechamento, categorizado como PIPELINE (pouca possibilidade de fechamento), MELHOR CASO (possibilidade média de fechamento) e ALOCAR (alta possibilidade de fechamento), é feito automaticamente pela HubSpot, com base nas configurações do Pipeline de Vendas.

Ao criar um Pipeline, cada etapa aumenta as possibilidades de fechamento e é zerada quando o negócio é considerado perdido. No entanto, você pode configurar a probabilidade de fechamento que a etapa representa no processo comercial.

No pipeline abaixo, as etapas foram manualmente criadas para representar um processo comercial personalizado.

Para refletir exatamente como cada etapa aumenta a probabilidade de fechamento de um negócio, alteramos os valores de “Probabilidade de fechamento do negócio”, em Configurações>Negócios>Pipelines. O resultado foi esse:

• Além dessa possibilidade, você também pode personalizar diretamente a ferramenta de previsão. Para isso, basta seguir esse passo a passo.
• Selecione o ícone “⚙” (Configurações) no canto superior direito do Menu
• No menu lateral esquerdo, selecione Objetos > Previsão
• Em seguida, clique em “Pipelines” e selecione o pipeline que deseja configurar
• Clique na caixa de opt-in “Automatizar as categorias de previsão”

A partir de então, você pode escolher quais etapas do Pipeline selecionado representam as categorias Não Previsto (sem possibilidade de fechamento), Pipeline, Melhor Caso, Alocar e Negócio Fechado.

A HubSpot oferece controle total para os gestores da operação, que podem prever com muito mais facilidade o sucesso do seu time e promover estratégias para lidar com situações abaixo das expectativas - sem ter que esperar o fechamento do ciclo.

✨ DicaPro: Os gestores que querem fazer análises minuciosas podem contratar o recurso adicional "Relatórios" da HubSpot.

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