Montar um Workflow na HubSpot pode ser um pouco complexo para quem não está acostumado com a plataforma ou conhece pouco sobre as vantagens dessa ferramenta. Caso você ainda não saiba o que é um Workflow ou as suas necessidades e possibilidades, vale a pena conferir nosso artigo sobre “Workflows de Automação de Marketing SaaS B2B”.
Por isso, resolvemos escrever este artigo para dar algumas dicas importantes para utilização do melhor dos Workflows na HubSpot. Confira!
#1 Defina um objetivo e evite ramificações desnecessárias
Não é necessário criar ramificações para ter certeza se o contato atingiu o objetivo ou não. Uma vez configurado o objetivo (goal) do seu workflow, se um contato o atingir, ele sairá automaticamente do fluxo de e-mails, não recebendo o restante da programação.
Isso já evita que um simples fluxo fique imenso, poupando tempo de trabalho, manutenção e evitando possíveis falhas na programação.
#2 Atenção com o “delay” quando aplicado a um Enrollment Trigger para iniciar o seu fluxo de e-mails
Ao ativar um workflow onde ele considera como o Enrollment Trigger o recebimento de um e-mail específico (que foi enviado 2 dias atrás, por exemplo), com o tempo de delay de 3 dias para a primeira ação, temos duas opções que podem nos confundir e comprometer o cronograma da campanha:
- o delay de 3 dias é referente ao recebimento do e-mail específico;
- o delay de 3 dias é referente a ativação do Workflow.
Se não tomar cuidado, você pode ativar um workflow para uma campanha como Natal ou Black Friday e o seu fluxo de e-mails ser enviado antes do prazo desejado, perdendo o timing das ações e comprometendo a sua campanha de marketing, pois o “delay” corresponde a ativação do Workflow (opção 2). Portanto, se você montar uma estratégia onde quer que o fluxo de e-mails seja iniciado 3 dias após o recebimento do e-mail específico que foi disparado 2 dias atrás. O delay cadastrado para a primeira ação do Workflow deve ser de apenas 1 dia.
#3 Definir prioridade ou exclusividade do Workflow
Nas configurações do Workflow, é possível definir a exclusividade de contatos. Se desejar remover de todos os outros workflows o contato ativo nesse Workflow, basta marcar a segunda opção “Remove them from all other workflows”, ou escolher a terceira opção “Remove them from specific workflows”, se desejar remover o contato de algum workflow específico de outras campanhas, como por exemplo: em um período de Black Weekend, é viável suspender algum workflow específico de outras campanhas, para não conflitar com os e-mails que serão enviados no período da promoção.
Ainda nas configurações, é possível escolher uma lista de contatos, para não entrarem nos critérios do fluxo.
OBS: não esqueça de associar o seu workflow a uma campanha, para que possa medir a efetividade de suas campanhas.
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