Como criar modelos (templates) de propostas para HubSpot

Era uma vez uma empresa que precisava que seus vendedores ganhassem agilidade no envio de propostas.

Diariamente os vendedores quando iam elaborar uma proposta, preenchiam os valores em uma planilha como Excel ou Google Planilha, mandavam imprimir (ou exportar) como PDF e enviavam como para os clientes como anexo no email.

Por causa disso, encontrar uma solução amigável que fosse possível selecionar os produtos via sistema, gerar automaticamente a proposta e já enviar por email para o cliente já seria um grande feito. As empresas finalmente conseguiram resolver isso com a ferramenta HubSpot Orçamentos e conseguiram aumentar a produtividade. Muitas empresas, buscando melhorar ainda mais a operação, perceberam que muitas vezes os vendedores precisavam enviar uma apresentação com o orçamento.

Por causa disso, seria o suprassumo das propostas conseguir enviar uma apresentação com os orçamentos.

Até que finalmente a HubSpot disponibilizou a criação de modelos (templates) de propostas para atender as operações mais exigentes, permitindo, inclusive, aplicar layouts sob medida e conteúdos que incorporam automaticamente informações relacionados às oportunidades.

Nós revelamos como criar templates de propostas na HubSpot agora para você! Pega a visão!

O que é a ferramenta HubSpot Orçamentos de Vendas (HubSpot Quotes)

HubSpot Orçamentos de Vendas (HubSpot Quotes) é a ferramenta de criação de propostas de forma prática, auditável e eficiente para as equipes de Vendas.

Permite que todos os orçamentos estejam integrados ao CRM da empresa e, portanto, muito menos suscetíveis a erros — dê adeus às informações erradas por conta do famoso “copia e cola”.

Ela possibilita uma análise completa sobre o comportamento do prospect antes e depois do envio da proposta, como o rastreamento quando o orçamento for visualizado.

Além disso, a ferramenta também possibilita o aceite do orçamento via assinatura digital e até o pagamento por cartão de crédito (via integração com Stripe).

A ferramenta de Orçamentos (Quotes) da HubSpot pode ser acessada pelo menu principal da plataforma, em Vendas > Orçamentos (Sales > Quotes). Para conhecer as configurações iniciais da ferramenta, clique aqui.

Em um nível avançado do uso da ferramenta, o cliente HubSpot pode “gourmetizar” os orçamentos e criar modelos em HTML para contextualizar as propostas com conteúdos personalizados relacionados aos produtos/serviços oferecidos. Isso elevará a experiência dos clientes, mas sem aumentar a carga de trabalho dos colaboradores.

Requisitos para criar modelos (templates) de propostas para HubSpot

Para utilizar as funcionalidades que permitem criar modelos (templates) customizados de propostas para a HubSpot, é necessário a contratação de dois módulos da plataforma.

As combinações possíveis são:

• HubSpot Sales Hub (Professional ou Enterprise) + HubSpot CMS Hub (Starter, Professional ou Enterprise)

Ou:

• HubSpot Sales Hub (Professional ou Enterprise) + HubSpot Marketing Hub (Professional ou Enterprise)

Com uma das combinações de módulos citadas acima, você pode desenvolver diversos modelos em HTML adaptados para as diferentes necessidades da operação comercial.

Exemplificando o uso de modelos no HubSpot Orçamentos:

• Uma empresa de educação (EdTech), por exemplo, que precisa enviar propostas comerciais para pessoas interessadas em diferentes cursos — que têm diferentes especificidades como preço, duração, selos, etc. — pode criar templates de propostas para cada um dos cursos, apresentando sua metodologia de ensino e o que de melhor pode oferecer.
• Uma empresa de recrutamento (HR Tech), por exemplo, pode ter dois modelos de orçamentos, sendo um modelo de proposta quando envia orçamentos referentes aos serviços de “caça aos talentos” (hunting) de executivos; e outro modelo de proposta quando for enviar propostas para executivos que querem serviços de recolocação profissional.

Esta é uma excelente solução para qualquer empresa que trabalhe diferentes linhas de produtos/serviços porque permite a definição de templates de orçamentos customizáveis, que apresentam os melhores argumentos de venda e são totalmente contextualizados com os desejos do prospect. Como resultado, o envolvimento do contato com a proposta é muito maior.

Você deve pensar no template da proposta como uma apresentação. O valor do produto não é fixo no modelo. No modelo, seu desenvolvedor ou consultoria HubSpot indicará o local que será incluído a tabela de produtos/serviços selecionados pelo vendedor durante a criação do orçamento, como a visualização de um “carrinho” no ecommerce.

Ou seja, o valor da proposta comercial é calculado à medida que o vendedor adiciona um produto cadastrado na HubSpot, podendo ainda aplicar descontos. Isso é essencial para empresas que trabalham com diferentes valores para o mesmo público, ou seja, ainda que os argumentos (apresentação) sejam os mesmos, a precificação pode variar conforme a negociação de cada vendedor.

Benefícios do HubSpot Orçamentos

Abaixo listamos 5 benefícios para você convencer seu diretor de vendas a contratar HubSpot:

1. Criar um layout de proposta exatamente como o cliente HubSpot quer, seguindo o "look and feel” (a combinação de identidade visual e familiaridade) da empresa.
2. Os vendedores podem preencher campos (propriedades) da cotação no negócio (deal) e automaticamente essas informações serem mescladas no conteúdo do orçamento. Isso traz muito mais agilidade e confiança para o dia-a-dia da operação.
3. Incluir conteúdos na proposta de diferentes formatos para aumentar a conversão, como “prova social”, com depoimentos em vídeos, imagens e textos.
4. Diferentes formas de trabalhar modelos de cotação, como definir propostas com base em linha de produtos/serviços ou no segmento/industria do lead. Quanto mais o vendedor “fala a língua do cliente”, maior é a probabilidade de fechamento.
5. As propostas com os modelos aplicados podem passar automaticamente por regas de processo de aprovação. Exemplo: se uma proposta ao ser enviada tiver o valor igual ou maior que X, então é encaminhada para um supervisor aprovar.

Como criar modelos de propostas para HubSpot

Para criar seus próprios modelos na HubSpot, recomendamos que seu time de designers e redatores criem a identidade do documento e todos os seus elementos (textos, imagens, espaço para assinatura, etc.), para em seguida o desenvolvedor programar isso como modelo em HTML.

Abaixo estão os passos técnicos.

01. Clone o pacote padrão de modelos de Orçamentos

O primeiro passo para criar seu template é “clonar” (duplicar) a pasta “@hubspot/cms-quotes-theme” que está nas Ferramentas de Design, acessível pelo menu Marketing > Arquivos e Modelos > Ferramentas de Design.

Na pasta clonada “cms-quotes-theme/templates”, você notará que existem 2 modelos para você utilizar: “bold.html” e “minimal.html”.

✨ DicaPro: nossa recomendação é que o seu desenvolvedor analise como foi feito o template “bold.html” e duplique-o para a construção de um novo modelo.

02. Defina um nome do seu modelo para poder ativá-lo

✨ DicaPro: apesar dos arquivos HTML copiados terem os mesmos nomes que os arquivos de origem, o que define o nome do template é uma instrução "label" no cabeçalho de cada arquivo HTML.

<!--
 templateType: quote
 isAvailableForNewContent: true
 label: NovoTemplatePreferido
-->

03. Codifique em HTML o novo modelo de proposta da HubSpot

Nesta etapa o desenvolvedor formatará o HTML com o visual e blocos que devem compor a proposta. É aplicado a identidade visual da empresa e os blocos de informações (conteúdo) que precisam fazer parte da proposta.

Os blocos de conteúdo podem ser marcações de espaços, como imagens e textos. Não precisa ser exatamente o conteúdo final porque na próxima etapa os responsáveis da HubSpot poderão alterar essas áreas sem precisar do TI (desenvolvedor).

04. Crie um novo modelo visual de orçamento selecionando o HTML codificado

Uma vez que o desenvolvedor preparou um modelo de proposta HTML, que indica onde são as partes editáveis, os gerentes de vendas podem criar diversos modelos de propostas sem precisar saber programar ou editar diretamente os códigos do template.

Para criar um novo modelo de vendas baseado no modelo codificado, o gerente seguirá os seguintes passos:

1. No menu principal da HubSpot, selecione o ícone “⚙️” que te levará para Configurações.
2. No menu lateral da página, clique em Objetos (Objects) > Produtos e orçamentos (Products & Quotes).
3. Vá para a aba “Modelos de orçamentos” (Quote templates).
4. Clique no botão “Criar modelo de orçamento” (Create quote template).
5. Escolha o design codificado no item anterior (exemplo: "NovoTemplatePreferido") e clique no botão “Escolher”.

Uma vez selecionado o template “base” (código HTML) que deseja usar, o gerente comercial poderá personalizar o conteúdo do novo modelo, inclusive para serem ajustados dinamicamente usando os “tokens” (propriedades) relacionados com a oportunidade (deal) associada à cotação.

05. Utilize os novos templates criados

Pronto! Agora, o modelo criado pelo gerente de vendas aparecerá como uma opção para o time de vendas.

Diferenças entre modelos (templates) do HubSpot CMS Hub e HubSpot Quotes

Os modelos de Orçamentos da HubSpot foram desenvolvidos utilizando os mesmos sistemas base do HubSpot CMS Hub — ferramenta utilizada para desenvolver e hospedar os modelos de páginas de website e landing pages.

No entanto, como os Orçamentos exigem algumas especificidades, há diferenças claras entre os dois tipos de modelos que você precisará ficar ligado. Confira:

• Mais dados estão disponíveis no template de Orçamentos, que são restritos para usos no CMS Hub, como propriedades de Negócios (Deals).
• Ainda não existe a opção de edição no modelo “drag and drop” (arrastar e soltar) como no CMS Hub. Ou seja, o gerente de vendas ao criar os modelos, poderá ajustar apenas os blocos definidos pelo desenvolvedor, sem poder incluir novos blocos no modelo de proposta. Mas, o gerente pode escolher “esconder” um bloco definido pelo desenvolvedor.

Bom, agora é colocar a mão na massa e preparar os seus modelos de propostas!

A NA5 ajuda sua empresa com consultoria e na contratação de HubSpot.