Não é surpresa que estabelecer metas é um dos quesitos importantes para obter-se sucesso em um negócio. E definir uma meta no fluxo de trabalho ("workflow") da HubSpot pode agregar outros benefícios.
Um dos erros mais comuns que vemos ao prestar consultoria para grandes e médias empresas é nos deparar com fluxos de trabalhos sem metas. Esse erro não só deixa sua operação sem mensuração, como pode torná-la mais custosa, além de, dependendo da automação, entregar uma experiência cansativa ao cliente.
Quando as empresas descobrem a verdadeira importância em utilizar o recurso de metas dos fluxos de tarefas, melhores taxas de conversão começam a surgir. Isso porque com metas definidas, torna-se mais fácil acompanhar e evoluir as automações.
Veja a seguir, como trabalhar de forma inteligente os fluxos de trabalho na HubSpot, podendo reduzir os custos de marketing sem perder resultados.
Boa leitura!
O que são as metas em fluxos de trabalho HubSpot baseados em contato
De acordo com a HubSpot, o recurso de “metas” nos fluxos de trabalhos baseados em contatos existe para te ajudar a “focar o objetivo do seu fluxo de trabalho e medir o sucesso dele em estimular contatos”.
A configuração de metas é uma etapa opcional do processo de configuração do fluxo de trabalho no HubSpot. Infelizmente, por ser opcional, muitos profissionais não fazem essa configuração e acabam perdendo muitas oportunidades de conversões.
Entenda:
Geralmente os fluxos de trabalho incluem uma sequência de ações, que direcionam um contato a sair de um ponto A para o ponto B, na Jornada do Cliente. Essas sequências podem ser parte de uma linha de comunicação estratégica (Régua de Relacionamento), com um intervalo temporário entre as ações.
Quando uma meta é configurada, a HubSpot monitora se cada contato adicionado ao fluxo realizou o comportamento definido como meta.
Uma vez que o contato atinge a determinada meta, ele sai automaticamente do fluxo, ou seja, as ações previstas para serem executadas não terão necessidade de serem realizadas já que o resultado desejado ao inscrever o contato na automação foi atingido com sucesso.
Esse sucesso será contabilizado no relatório de desempenho do fluxo de trabalho.
Melhores práticas para usar metas em fluxos de trabalho
Evite fluxo de trabalho muito grande
Quando realizamos consultoria em uma instalação HubSpot já implementada, não é raro encontrarmos um grande fluxo de trabalho que praticamente reúne toda a Jornada do Cliente em um único lugar, quase que a “fotografia” do diagrama de automações.
Apesar de um grande fluxo facilitar a compreensão e visualização do que o profissional concebeu, para realizar a otimização de conversão em fluxos, acaba sendo um ponto de atenção.
Por exemplo:
Se em um único fluxo, a sua meta é fazer com que o contato solicite uma conversa com o times de vendas, mas no mesmo fluxo você tem ações que direcionam o contato para baixar materiais ricos, fica difícil de identificar se o Workflow não está sendo efetivo por causa da comunicação direcionada para marketing (baixar materiais ricos) ou para vendas (falar com a área comercial).
Por isso, a Jornada do Cliente precisa ser dividida, bem como os fluxos precisam seguir essa “quebra”, para poder determinar pequenas “conquistas” ("conversões") que os contatos precisam atingir.
Assim, você precisa trabalhar uma estratégia que chamamos de “micro-workflows" (micro fluxos de trabalho).
Com base nos relatórios de desempenho dos micro-workflows, será possível identificar oportunidades de melhorias, como: otimizar o horário de envio das mensagens, tipos de mensagens, argumentos, canais, etc.
Antes de criar os fluxos de trabalho, desenhe-os!
Aqui na NA5 nós criamos o diagrama de automações, que contempla a Jornada do Cliente, usando a ferramenta LucidChart. No diagrama são feitas marcações (como retângulos pontilhados) para delimitar os micro-workflows (onde começam e terminam) e seus respectivos nomes.
Importante: uma empresa pode ter um ou vários diagramas — diversos fatores influenciam nessa decisão, como:
- Maturidade da estratégia;
- Quantidade de réguas de relacionamento;
- Quantidade de funis de vendas
- Quantidade de unidades de negócios.
Como reduzir custos com meta no fluxos de trabalho
As empresas buscam realizar estratégias de comunicação em múltiplos canais. Assim, é muito comum incluir nos fluxos de trabalho ações que possam alcançar os contatos em diferentes mídias, como enviar e-mail, SMS e WhatsApp.
Entretanto, para cada canal, existe um determinado custo envolvido, não é mesmo? E se você não tiver um bom gerenciamento, pode acabar “estourando'' o seu orçamento.
Muitas empresas em uma campanha de marketing, por exemplo, fazem disparos promocionais de e-mail marketing (que já estão inclusos no plano HubSpot contratado) e instantaneamente enviam SMS.
Felizmente você pode usar a meta do fluxo de trabalho para trabalhar de forma inteligente e reduzir custos.
Por exemplo:
Você pode definir em um fluxo que a meta é que uma página do seu site seja acessada, cujo link para ela estará no botão inserido no corpo do e-mail e ao final da mensagem de SMS.
Com o propósito de realizar uma campanha otimizada para redução de custos de envio, você pode definir que a primeira ação do fluxo é enviar um e-mail, depois aguardar, por exemplo, quatro horas e, somente após este intervalo, os contatos que permanecerem no fluxo receberão um SMS. Ou seja, se o contato que foi inscrito no fluxo abrir e clicar no botão do e-mail, já que cumpriu a meta, automaticamente sai do fluxo.
Se você fizer um disparo para 100 mil e-mails e 20 mil contatos clicarem no e-mail, após 4 horas você enviará SMS para 80 mil contatos, economizando 20 mil SMS. Se você considerar $0,029/SMS (preço de lista sem desconto da Twilio), você economizaria em uma única campanha promocional 580 dólares. Sem reduzir o alcance e a efetividade da mensagem.
Seguindo esta mesma lógica, você poderia adicionar um outro intervalo ao fluxo, como 24 horas, que após este período seria enviado uma terceira notificação (mensagem ativa) de WhatsApp para os contatos que autorizaram receber mensagens (Opt-in) por este outro canal e ainda permanecessem no fluxo — ou seja, que não atingiram a meta.
Considerando que o Facebook (dona do WhatsApp) cobra $0,0473 (Fonte: Facebook, em 05 de julho de 2021) por mensagem ativa (HSM, High Structured Message), se você conseguisse atingir a meta tendo 10 mil contatos clicados no link do SMS, isso corresponde a uma economia de 473 dólares em disparos de WhatsApp.
Ads (anúncios)
A plataforma HubSpot também inclui software de anúncios integrado com Google AdWords (incluindo Rede Display), Facebook Ads, Instagram Ads e LinkedIn.
É possível indicar dentro dos fluxos de trabalho quais anúncios devem aparecer para cada contato.
Nessa logística, em nosso exemplo, no início do fluxo de trabalho você pode indicar quais anúncios devem aparecer para o contato que o direciona também para a página de destino definida como meta. Assim, os contatos passarão a ver os anúncios em diversos lugares, como portais de conteúdo com anúncios da Rede Display do Google e nas redes sociais Instagram, Facebook e LinkedIn.
Se o contato clicar em um anúncio, com a meta atingida, ele sairá automaticamente do Workflow, e não passará pelas ações que poderiam ser ainda executadas, como disparos de SMS ou WhatsApp.
Imagina o quanto de economia você pode ter e, ainda, evitar bombardeios de mensagens para o consumidor?
BÔNUS! Otimização de custo de aquisição de cliente (CAC)
As empresas com maior maturidade de estratégia de conversão de Marketing e Vendas definem um custo de aquisição de cliente (CAC).
O CAC regula o quanto a empresa está disposta a gastar para gerar um novo cliente, dentro das suas possibilidades de margem e lucro.
Grosso modo, os profissionais de marketing procuram calcular o CAC a partir de todas as ações envolvidas que um lead pode ser impactado. Então, a quantidade de disparos de SMS e WhatsApp que uma Régua de Comunicação precisa estar neste cálculo.
Dessa forma, qualquer redução que o gestor de marketing e vendas consiga obter pode dar fôlego no orçamento para que novas ações sejam feitas para aumentar a receita e garantir aquele bônus no final do ano.
Conclusão
É essencial trabalhar com micro conversões, para poder isolar variáveis e otimizar seus fluxos continuamente.
Com as metas, é possível definir quantos contatos inseridos no Workflow estão cumprindo o objetivo definido.
Isso ajuda a entender o que está funcionando ou não, e o mais importante: ajuda a avaliar se o custo dos canais estão compensando na conversão dos contatos.
Workflows menores configurados com meta permitem que você identifique gargalos e otimize suas Réguas de Relacionamento.
Por exemplo, se sua campanha quer que usuários visitem determinada página e depois comprem um produto, é recomendado dividi-la em dois fluxos.
Assim, é possível analisar como o primeiro Workflow cumpre o objetivo de estimular a visita à página e avaliar o custo que isso está trazendo. Já o segundo Workflow poderá ser desenvolvido para a conversão (compra) daqueles que visitaram a página.
Ou seja, você sabe de fato se os argumentos de cada fluxo estão funcionando. Sem as metas definidas, é mais difícil analisar o que funciona e o que não funciona com seu público.
Pensando e trabalhando dessa forma, a experiência do cliente se torna muito melhor. Afinal, ele não sente a redundância das campanhas e nem é sobrepujado de informações, já que eles estão saindo automaticamente dos fluxos eficientemente, quando já foram impactados pelas campanhas.
Como já falamos por aqui, a experiência do cliente é uma alavanca para qualquer empresa que busca se destacar no mercado.
O recurso de metas nos Workflows foi projetado para ajudá-lo a organizar e construir suas campanhas com base na coisa mais importante: gerar resultados.
Quando você começa com o “final da história” em mente na construção de uma campanha, também é mais fácil criar e mapear o tipo certo de enredo (estratégia) para ajudá-lo a conduzir os contatos na jornada do cliente.
E isso mostra mais uma vez como a HubSpot veio para revolucionar a maneira que você se comunica!
A NA5 é formada por especialistas que amam o que fazem e são felizes por fazerem parte da Consultoria HubSpot que ajuda médias e grandes empresas a oferecerem uma melhor experiência aos seus clientes e aumentarem a receita.