Gerenciamento de Processos (Process Management) e Gerenciamento de Projetos (Project Management) são duas metodologias desenvolvidas para gerenciar operações das empresas. Ainda que tenham algumas semelhanças, cada gestão oferece soluções mais adequadas para diferentes demandas operacionais.
Portanto, além de reconhecer essas diferenças é preciso também entender quando e como cada metodologia pode ser utilizada para otimizar os resultados de sua equipe.
O que é Gerenciamento de Projetos?
Gerenciamento de Projetos é uma metodologia de organização de todas as atividades em um projeto determinado que precisam ser realizadas para que um objetivo seja alcançado. Sua principal função é acompanhar o planejamento, execução e análise de ações dentro de um projeto, com metas, objetivos e prazos definidos.
Essa metodologia oferece uma forma eficaz de controle sobre o orçamento e trabalho dos operadores durante o tempo do projeto, permitindo a identificação de “perdas” (ações ou dinheiro não aproveitado) e gargalos (muitas ações “presas” em parte do projeto) nas tarefas.
Para cada setor da empresa, o Project Management deve servir às demandas que tenham começo, meio e fim, como:
- Em Marketing, gerenciar a campanha de lançamento de um novo produto.
- Em Vendas, gerenciar uma campanha de vendedores com uma lista de leads quentes.
- Em Atendimento, gerenciar uma ação de captação de feedbacks, através de disparo de NPS por e-mail e conversas com clientes.
O que é Process Management?
Process Managment é a metodologia de gestão de operações contínuas e/ou processos de rotina de uma empresa. Seu objetivo analisar e otimizar tarefas recorrentes e “infinitas” (sem prazo para serem finalizadas).
A metodologia oferece ferramentas de gestão sobre a produtividade e eficiência da operação, permitindo que gestores identifiquem redundâncias, ações manuais que podem ser automatizadas e discrepâncias de desempenho.
Para cada setor da empresa, o Process Management deve servir às demandas que sejam contínuas na operação, como:
- Em Marketing, gestão de conteúdo para blog de nível Enterprise, incluindo criação de agenda de conteúdo e aprovação dos artigos com diferentes Unidades de Negócios (BUs).
- Em Vendas, gerenciar o processo de passagem de bastão entre vendas e a equipe de Customer Success que realizará o onboarding.
- Em Atendimento, gerenciar o processo de abertura de oportunidades de vendas à partir da identificação da equipe de Customer Success.
As principais diferenças entre Projetos e Processos
Duas características definem perfeitamente as diferenças entre Process Management e Project Management: recorrência da operação e objetivo da gestão.
Sobre a recorrência, a distinção é bem clara. Quando uma operação é contínua e constante, ela deve ser abraçada pelo Process Management. Agora, se a operação possui prazos para execução e finalização, então o ideal é usar o Project Management.
Já sobre o objetivo de cada metodologia, podemos pensar por duas perspectivas. A perspectiva concreta é que enquanto o Process Management tem como objetivo a eficiência — para otimizar constantemente a operação — o Project Management busca a transparência — para controlar os investimentos de recursos e potencializar os resultados.
Agora, sob uma perspectiva mais subjetiva, para o Process Management o que importa é a jornada, enquanto para o Project Management o importante é o destino.
A importância de uma plataforma de gestão
Para processos contínuos ou periódicos é essencial utilizar uma plataforma de gestão de tarefas, ou também chamado de Work OS (Sistema Operacional de Trabalho). Somente com as ferramentas certas é possível otimizar e potencializar cada tarefa das equipes.
Tanto para Project Management e Process Management, nós usamos o Monday.com.
Como Project Management, o Monday oferece um panorama rápido e eficiente de todas as tarefas inseridas em um projeto, além de informações super relevantes como quem é responsável por ela, o tempo investido, sua etapa atual, etc… Ou seja, transparência total das informações.
No Process Management, o Monday permite a criação de automações que transferem tarefas, criam novas tarefas semanalmente, medem o tempo médio dedicado a atividade e muito mais. Ou seja, a eficiência chega a novos níveis!
A NA5 utiliza a Monday.com para o para gerenciar os projetos dos clientes, como implementação de HubSpot Enterprise para grandes empresas.