Campo CNPJ na HubSpot pode ser chave primária de empresas

Muitas empresas procuram contratar um CRM para otimizar os processos internos, centralizar as informações e melhorar o alinhamento entre departamentos.

Diariamente conversamos com empresas de todos os tamanhos que estão neste processo de escolha do melhor CRM ou que já passaram por isso e estão no processo de implementação do sistema.

Um problema comum na importação dos dados para o novo CRM é a duplicação de informações. Mais de uma vez nós encontramos c-level (executivos) e heads (gerentes) dizendo: “Ué! Estou vendo empresas duplicadas com o mesmo CNPJ no meu CRM!”

Essa dor de cabeça, às vezes, só aparece depois que o CRM foi entregue implementado. A “sujeira” depois atrapalha o dia-a-dia da empresa.

Isso geralmente acontece porque as plataformas de CRM tem ferramentas de personalização que dão liberdade aos usuários para criar campos (propriedades) conforme o desejo da empresa. E, as empresas que operam no Brasil criam o campo de "CNPJ" para ser preenchido nas informações das “Empresas”.

A medida que novos registros de empresas surgem, os usuários do CRM (vendedores, atendentes, etc.) acabam por criar dois ou mais cadastros de empresas que possuem o mesmo CNPJ — um erro que pode causar um efeito cascata preocupante a longo prazo.

Por causa disso as médias e grandes empresas que estão considerando comprar um CRM estão incluindo na RFP (“requisitos”) da plataforma avaliada que seja possível configurar o campo CNPJ como um campo único, ou seja, como funciona uma chave primária em um banco de dados.

Muitos clientes HubSpot, não conhecendo essa funcionalidade, nos perguntam como reparar ou criar essa configuração.

Essa pergunta é tão importante para toda a configuração e o bom uso do CRM, que revelamos este “segredo” para você. Conferir aí!

Como inserir um campo CNPJ na HubSpot como identificador único?

Tradicionalmente a HubSpot tem uma interface de configurações que permite criar e dar manutenção nas propriedades (campos) existentes.

Para esta categoria de configurações avançadas de criação de propriedade como identificador único, é preciso configurar via “codificação”, algo que exigirá um conhecimento mais técnico, através de chamada de API (que significa Interface de Programação de Aplicativo).

✨ DicaPro: para realizar requisições de API, você pode usar aplicativos como Postman ou Insomnia.

A API da HubSpot para isso é a Properties API. Sua chamada de API ficará parecido com isso:

{
  "name": "cnpj",
  "label": "CNPJ",
  "type": "string",
  "fieldType": "text",
  "groupName": "companyinformation",
  "hidden": false,
  "displayOrder": 2,
  "hasUniqueValue": true,
  "formField": true
}

Dúvidas frequentes

• Esta configuração diz respeito ao objeto “Empresas” da HubSpot. Não é possível adicionar um campo chave para o objeto “Contatos” — como CPF ou telefone celular. O endereço de e-mail é o identificador único em “Contatos”.
• Se for criado um campo CNPJ no objeto “Contatos”, este campo não terá nenhuma associação se for criado um campo CNPJ com o mesmo nome no objeto “Empresas”.
• Um CNPJ preenchido sem formatação (sem ponto, traço ou barra) será considerado diferente de um CNPJ preenchido com formatação. Por isso, é necessário definir qual será o padrão de preenchimento do campo CNPJ, considerando a importação de dados, manutenção de registros pelos usuários do CRM e submissão de formulários pelos contatos.
• Muitas empresas, além do CNPJ, usam outros campos chaves, como o ID da empresa no ERP. É possível criar outros campos de identificação únicos para o objeto “Empresas” e também para HubSpot Custom Objects (Objetos Customizáveis).

Conclusão

O campo CNPJ como identificador único não é nada comum em plataformas de CRM, principalmente as estrangeiras.

Mas, a plataforma HubSpot com seus recursos de nível “Enterprise” consegue atender até os requisitos mais exigentes.

Eventualmente uma configuração avançada como essa requer um conhecimento mais técnico, mas os clientes HubSpot podem contratar uma consultoria HubSpot pontual ou buscar auxílio da sua equipe de TI interna para isso.

A NA5 ajuda sua empresa com consultoria e na contratação de HubSpot.